Rappels, jalons et règles de notification
Comment les e-mails naissent
Picasi envoie des e-mails quand certains événements surviennent dans le Workspace : un jalon dans les Updates collectées, un rapport terminé, une inactivité prolongée. Lesquels arrivent chez qui, c’est un système de règles qui le pilote : événement → condition → destinataire → limite. Chaque élément est modifiable.
Les trois blocs
Événements (business events)
Les événements sont ce qui se passe dans votre Workspace. Picasi connaît quatre types :
- Updates collectées — chaque fois que de nouvelles Updates entrent dans le Workspace.
- Rapport créé — quand un rapport est généré.
- Rapport planifié créé — quand quelqu’un configure un nouveau rapport automatisé.
- Utilisateur inactif — vérifié quotidiennement ; marque les utilisateurs qui n’ont pas ouvert l’app depuis X jours.
Les événements seuls n’envoient aucun e-mail. Ce sont seulement des déclencheurs.
Règles de notification
Une règle relie un événement à un e-mail. Elle définit :
- Quel événement la règle regarde
- Sous quelles conditions (p. ex. seulement à la 1 000ᵉ Update, seulement pour les rapports hebdomadaires, seulement pour le rôle propriétaire)
- Qui reçoit l’e-mail (utilisateur déclencheur, propriétaire d’équipe ou tous les membres)
- Combien de fois la règle peut se déclencher au maximum (aucune limite, une fois par utilisateur, une fois par équipe)
À la première configuration du Workspace, Picasi crée sept règles par défaut. Elles couvrent trois cas :
- Jalons : à 100, 1 000 et 5 000 Updates collectées, un e-mail de félicitations part vers le propriétaire d’équipe.
- Première utilisation : au premier rapport généré et au premier rapport planifié, un e-mail de confirmation part vers l’utilisateur déclencheur.
- Réactivation : après 5 et 14 jours d’inactivité, un rappel part vers l’utilisateur concerné. Le second porte en plus le lien de désinscription.
Modèles d’e-mail
Chaque type d’e-mail a un modèle. Ce que dit le modèle est fixe — seul est configurable le fait qu’il soit envoyé ou non (via la règle).
Ce que vous ne pouvez pas changer
- Les sept règles par défaut ne peuvent pas être supprimées — uniquement désactivées.
- Le texte et la mise en page des e-mails sont fixes. Seuls les paramètres de la règle (destinataire, conditions, limite) sont modifiables.
- Les envois de rapports ne font pas partie de ce système. Qui reçoit un rapport planifié par e-mail est configuré directement sur le rapport — pas via des règles de notification.
Ce que les destinataires peuvent changer
Chaque e-mail de jalon ou de rappel contient un lien de désinscription en bas de page. Un clic désinscrit l’adresse e-mail de tous les e-mails de jalon et de rappel à travers tous les Workspaces — le destinataire ne verra plus ces e-mails, quelles que soient les règles actives dans quel Workspace.
Les e-mails de rapport ne sont pas affectés par cette désinscription. Qui veut aussi sortir de ceux-là doit être retiré comme destinataire du rapport planifié.