Recordatorios, hitos y reglas de notificación
Cómo se generan los correos
Picasi envía correos cuando en el Workspace ocurren determinados eventos: un hito en las Updates recogidas, un informe terminado, una inactividad prolongada. Cuáles llegan a quién lo dirige un sistema de reglas: evento → condición → destinatario → límite. Cada elemento se puede cambiar.
Los tres bloques
Eventos (business events)
Los eventos son lo que ocurre en vuestro Workspace. Picasi conoce cuatro tipos:
- Updates recogidas — cada vez que entran nuevas Updates en el Workspace.
- Informe creado — cuando se genera un informe.
- Informe programado creado — cuando alguien crea un nuevo informe automatizado.
- Usuario inactivo — comprobado a diario; marca usuarios que llevan X días sin entrar en la app.
Los eventos por sí solos no envían correo. Son solo disparadores.
Reglas de notificación
Una regla une un evento con un correo. Define:
- Qué evento mira la regla
- Bajo qué condiciones (p. ej. solo en la Update 1 000, solo para informes semanales, solo para rol de propietario)
- Quién recibe el correo (usuario que dispara, propietario del equipo o todos los miembros)
- Cuántas veces como máximo puede dispararse (sin límite, una vez por usuario, una vez por equipo)
Al configurar el Workspace por primera vez, Picasi crea siete reglas por defecto. Cubren tres casos:
- Hitos: al llegar a 100, 1 000 y 5 000 Updates recogidas, un correo de felicitación va al propietario del equipo.
- Primer uso: al primer informe generado y al primer informe programado, un correo de confirmación va al usuario que lo disparó.
- Reactivación: tras 5 y tras 14 días de inactividad, un correo de recordatorio va al usuario en cuestión. El segundo lleva además el enlace para darse de baja.
Plantillas de correo
Para cada tipo de correo hay una plantilla. Lo que dice la plantilla es fijo — solo se puede cambiar si se envía o no (vía la regla).
Lo que no podéis cambiar
- Las siete reglas por defecto no se pueden borrar — solo desactivar.
- El texto y el layout de los correos son fijos. Solo se pueden cambiar los parámetros de la regla (destinatario, condiciones, límite).
- Los envíos de informes no forman parte de este sistema. Quien recibe un informe programado por correo se configura directamente en el informe — no vía reglas de notificación.
Lo que los destinatarios pueden cambiar
Cada correo de hito o recordatorio lleva un enlace de baja al final. Un clic da de baja la dirección de correo de todos los correos de hito y recordatorio a través de todos los Workspaces — el destinatario ya no verá esos correos, independientemente de qué reglas estén activas en qué Workspace.
Los correos de informe no se ven afectados por esa baja. Quien quiera salir también de esos, tiene que ser eliminado como destinatario del informe programado.