Recordatorios, hitos y reglas de notificación
Por qué existe este sistema
Un workspace en el que nadie entra durante tres meses pierde su valor. Un hito como la actualización número 1 000 es un buen momento para traer la app de vuelta a la conversación del equipo. Y cuando un miembro genera su primer informe, un correo breve de confirmación ayuda a asentar el hábito.
Para que esos correos no parezcan arbitrarios ni pesados, se rigen por un sistema de reglas: evento → condición → destinatario → límite. Cada elemento se puede cambiar.
Los tres bloques
Eventos (business events)
Los eventos son lo que ocurre en vuestro workspace. Picasi conoce cuatro tipos:
- Actualizaciones recogidas — cada vez que entran nuevas actualizaciones en el workspace.
- Informe creado — cuando se genera un informe.
- Informe programado creado — cuando alguien crea un nuevo informe automatizado.
- Usuario inactivo — comprobado a diario; marca usuarios que llevan X días sin entrar en la app.
Los eventos por sí solos no envían correo. Son solo disparadores.
Reglas de notificación
Una regla une un evento con un correo. Define:
- Qué evento mira la regla
- Bajo qué condiciones (p. ej. solo en la actualización 1 000, solo para informes semanales, solo para rol de propietario)
- Quién recibe el correo (usuario que dispara, propietario del equipo o todos los miembros)
- Cuántas veces como máximo puede dispararse (sin límite, una vez por usuario, una vez por equipo)
Al configurar el workspace por primera vez, Picasi crea siete reglas por defecto. Cubren tres casos:
- Hitos: al llegar a 100, 1 000 y 5 000 actualizaciones recogidas, un correo de felicitación va al propietario del equipo.
- Primer uso: al primer informe generado y al primer informe programado, un correo de confirmación va al usuario que lo disparó.
- Reactivación: tras 5 y tras 14 días de inactividad, un correo de recordatorio va al usuario en cuestión.
Plantillas de correo
Para cada tipo de correo hay una plantilla. Lo que dice la plantilla es fijo — solo se puede cambiar si se envía o no (vía la regla).
Cuándo tiene sentido cada correo
Correos de hito funcionan como un pequeño gancho para meter en el chat del equipo «ya tenemos X actualizaciones» — útil para la visibilidad interna de la herramienta.
Correos de primer uso funcionan como bucle de feedback: «el informe que acabas de lanzar realmente ha terminado». Para usuarios menos experimentados, una confirmación de que trabajaron correctamente.
Correos de inactividad tienen dos objetivos:
- Tras 5 días: recordatorio amable «hay X nuevas actualizaciones esperándote».
- Tras 14 días: empujón más firme, más un enlace para quien realmente no quiere ser informado.
Lo que no podéis cambiar
- Las siete reglas por defecto no se pueden borrar — solo desactivar. Motivo: definen el estado por defecto esperado del workspace.
- El texto y el layout de los correos son fijos. Solo se pueden cambiar los parámetros de la regla (destinatario, condiciones, límite).
- Los envíos de informes no forman parte de este sistema. Quien recibe un informe programado por correo se configura directamente en el informe — no vía reglas de notificación.
Lo que los destinatarios pueden cambiar
Cada correo de hito o recordatorio lleva un enlace de baja al final. Un clic da de baja la dirección de correo de todos los correos de hito y recordatorio a través de todos los workspaces — el destinatario ya no verá esos correos, independientemente de qué reglas estén activas en qué workspace.
Los correos de informe no se ven afectados por esa baja. Quien quiera salir también de esos, tiene que ser eliminado como destinatario del informe programado.