Funciones y autorizaciones - concepto
¿Por qué asignar roles?
En un equipo pequeño, resulta tentador asignar el mismo rol a todos. Es más fácil de gestionar, pero conlleva riesgos. Si todos los miembros pueden eliminar fuentes, un clic accidental puede borrar un conjunto de datos completo. Si todos los miembros pueden crear tokens API, resulta más difícil gestionar completamente el acceso cuando un empleado deja la empresa.
Los cuatro roles de Picasa resuelven este problema mediante un modelo de acceso por niveles: cada rol tiene exactamente los permisos que necesita para sus tareas, ni más ni menos.
Los cuatro roles y sus ámbitos de aplicación habituales
El propietario suele ser la persona que ha creado la cuenta, normalmente el director de marketing o la dirección. Tiene acceso total, incluida la facturación. Solo hay un propietario por espacio de trabajo.
El administrador es el rol adecuado para todos aquellos que gestionan activamente el espacio de trabajo: crear fuentes, configurar canales, configurar etiquetas, invitar a miembros del equipo. Normalmente se trata de directores de marketing o agencias que gestionan el espacio de trabajo para los clientes.
El miembro es el rol más común para los usuarios activos: evaluar la bandeja de entrada, generar informes de IA, leer informes. Quien trabaja a diario con actualizaciones necesita este rol, pero no acceso de administrador.
Lector está pensado para personas que solo consumen: leer informes, ver actualizaciones, sin poder intervenir en el flujo de trabajo. Esto es adecuado para partes interesadas que quieren estar al día regularmente, pero que no trabajan activamente en Picasi.
Particularidades en el caso de las agencias
Si una agencia utiliza Picasi para varios clientes, hay dos situaciones posibles:
O bien la agencia tiene espacios de trabajo propios para cada cliente; en ese caso, la agencia es la propietaria y asigna roles a los contactos de los clientes. Esto permite al cliente ver el contenido, pero sin control sobre la configuración del espacio de trabajo.
O bien el cliente es el propietario de su propio espacio de trabajo e invita a la agencia como administrador. Esta es la variante más transparente, ya que el cliente conserva el acceso y el control totales.
Qué hay que tener en cuenta al cambiar los roles
Si rebajas el nivel de acceso de un miembro (por ejemplo, de administrador a miembro), este pierde inmediatamente el acceso a las áreas restringidas. Esto puede dar lugar a sorpresas en los procesos en curso; aclara estos cambios de antemano.
Cuando un miembro abandona el espacio de trabajo, además de la membresía, se revocan también los tokens de API y las conexiones OAuth.