Herinneringen, mijlpalen en meldingsregels
Hoe de e-mails tot stand komen
Picasi stuurt e-mails wanneer er in de Workspace bepaalde gebeurtenissen plaatsvinden — een mijlpaal in de verzamelde Updates, een afgerond rapport, langere inactiviteit. Welke daarvan bij wie aankomen, stuurt een regelsysteem: gebeurtenis → voorwaarde → ontvanger → limiet. Elk element is aan te passen.
De drie bouwstenen
Gebeurtenissen (business events)
Gebeurtenissen zijn wat er in jullie Workspace plaatsvindt. Picasi kent vier soorten:
- Updates verzameld — elke keer als er nieuwe Updates in de Workspace binnenkomen.
- Rapport aangemaakt — wanneer een rapport wordt gegenereerd.
- Gepland rapport aangemaakt — wanneer iemand een nieuw geautomatiseerd rapport instelt.
- Gebruiker inactief — dagelijks gecontroleerd; markeert gebruikers die sinds X dagen niet in de app zijn geweest.
Gebeurtenissen sturen alleen géén e-mail. Ze zijn puur triggers.
Meldingsregels
Een regel verbindt een gebeurtenis met een e-mail. Ze legt vast:
- Welke gebeurtenis de regel bekijkt
- Onder welke voorwaarden (bijv. alleen bij de 1 000ᵉ Update, alleen bij wekelijkse rapporten, alleen voor de rol Eigenaar)
- Wie de e-mail krijgt (triggerende gebruiker, teameigenaar of alle leden)
- Hoe vaak de regel maximaal mag afgaan (geen limiet, één keer per gebruiker, één keer per team)
Bij de eerste Workspace-setup maakt Picasi zeven standaardregels aan. Die dekken drie gevallen:
- Mijlpalen: bij 100, 1 000 en 5 000 verzamelde Updates gaat een gelukwens naar de teameigenaar.
- Eerste gebruik: bij het eerste gegenereerde rapport en het eerste geplande rapport gaat een bevestiging naar de triggerende gebruiker.
- Reactivering: na 5 en na 14 dagen inactiviteit gaat een herinneringsmail naar de betreffende gebruiker. De tweede bevat ook de uitschrijflink.
E-mailsjablonen
Voor elk e-mailtype is er een sjabloon. Wat in het sjabloon staat, is vast — instelbaar is alleen of hij überhaupt wordt verstuurd (via de regel).
Wat jullie niet kunnen wijzigen
- De zeven standaardregels kun je niet verwijderen — alleen deactiveren.
- E-mailtekst en layout liggen vast. Alleen regel-parameters (ontvanger, voorwaarden, limiet) zijn aan te passen.
- Rapport-bezorgingen horen niet bij dit systeem. Wie een gepland rapport per e-mail ontvangt, wordt op het rapport zelf ingesteld — niet via meldingsregels.
Wat ontvangers kunnen wijzigen
Elke mijlpaal- of herinneringsmail draagt onderaan een uitschrijflink. Eén klik schrijft het e-mailadres uit voor alle mijlpaal- en herinneringsmails over alle Workspaces heen — de ontvanger ziet die mails niet meer, ongeacht welke regels in welke Workspace actief zijn.
Rapport-mails worden door de uitschrijving niet beïnvloed. Wie ook daaruit wil, moet als ontvanger van het geplande rapport verwijderd worden.