Herinneringen, mijlpalen en meldingsregels
Waarom dit systeem bestaat
Een workspace waar drie maanden lang niemand langskomt, verliest zijn waarde. Een mijlpaal zoals de 1 000ᵉ verzamelde update is een goed moment om de app terug in het teamgesprek te brengen. En wanneer een teamlid voor het eerst een rapport genereert, helpt een korte bevestigingsmail de gewoonte te verankeren.
Om te voorkomen dat die e-mails willekeurig of opdringerig aanvoelen, lopen ze via een regelsysteem: gebeurtenis → voorwaarde → ontvanger → limiet. Elk element is aan te passen.
De drie bouwstenen
Gebeurtenissen (business events)
Gebeurtenissen zijn wat er in jullie workspace plaatsvindt. Picasi kent vier soorten:
- Updates verzameld — elke keer als er nieuwe updates in de workspace binnenkomen.
- Rapport aangemaakt — wanneer een rapport wordt gegenereerd.
- Gepland rapport aangemaakt — wanneer iemand een nieuw geautomatiseerd rapport instelt.
- Gebruiker inactief — dagelijks gecontroleerd; markeert gebruikers die sinds X dagen niet in de app zijn geweest.
Gebeurtenissen sturen alleen géén e-mail. Ze zijn puur triggers.
Meldingsregels
Een regel verbindt een gebeurtenis met een e-mail. Ze legt vast:
- Welke gebeurtenis de regel bekijkt
- Onder welke voorwaarden (bijv. alleen bij de 1 000ᵉ update, alleen bij wekelijkse rapporten, alleen voor de rol Eigenaar)
- Wie de e-mail krijgt (triggerende gebruiker, teameigenaar of alle leden)
- Hoe vaak de regel maximaal mag afgaan (geen limiet, één keer per gebruiker, één keer per team)
Bij de eerste workspace-setup maakt Picasi zeven standaardregels aan. Die dekken drie gevallen:
- Mijlpalen: bij 100, 1 000 en 5 000 verzamelde updates gaat een gelukwens naar de teameigenaar.
- Eerste gebruik: bij het eerste gegenereerde rapport en het eerste geplande rapport gaat een bevestiging naar de triggerende gebruiker.
- Reactivering: na 5 en na 14 dagen inactiviteit gaat een herinneringsmail naar de betreffende gebruiker.
E-mailsjablonen
Voor elk e-mailtype is er een sjabloon. Wat in het sjabloon staat, is vast — instelbaar is alleen of hij überhaupt wordt verstuurd (via de regel).
Wanneer welke e-mail zin heeft
Mijlpaalmails werken als klein haakje om het gesprek in de teamchat te starten: „we zitten nu op X updates” — handig voor interne zichtbaarheid van de tool.
Eerste-gebruiksmails werken als feedbacklus: „het rapport dat je zojuist startte, is echt klaar.” Voor onervaren gebruikers een bevestiging dat ze correct gewerkt hebben.
Inactiviteitsmails hebben twee doelen:
- Na 5 dagen: vriendelijke herinnering „er wachten X nieuwe updates op je”.
- Na 14 dagen: stevigere zet, plus de uitschrijflink voor wie echt niet meer geïnformeerd wil worden.
Wat jullie niet kunnen wijzigen
- De zeven standaardregels kun je niet verwijderen — alleen deactiveren. Reden: ze definiëren de verwachte standaardtoestand van de workspace.
- E-mailtekst en layout liggen vast. Alleen regel-parameters (ontvanger, voorwaarden, limiet) zijn aan te passen.
- Rapport-bezorgingen horen niet bij dit systeem. Wie een gepland rapport per e-mail ontvangt, wordt op het rapport zelf ingesteld — niet via meldingsregels.
Wat ontvangers kunnen wijzigen
Elke mijlpaal- of herinneringsmail draagt onderaan een uitschrijflink. Eén klik schrijft het e-mailadres uit voor alle mijlpaal- en herinneringsmails over alle workspaces heen — de ontvanger ziet die mails niet meer, ongeacht welke regels in welke workspace actief zijn.
Rapport-mails worden door de uitschrijving niet beïnvloed. Wie ook daaruit wil, moet als ontvanger van het geplande rapport verwijderd worden.