Lembretes, marcos e regras de notificação
Porque existe este sistema
Um workspace onde ninguém entra durante três meses perde valor. Um marco como o 1 000.º update recolhido é uma boa ocasião para trazer a app de volta à conversa da equipa. E quando um membro da equipa gera o primeiro relatório, um breve e-mail de confirmação ajuda a fixar o hábito.
Para que estes e-mails não pareçam arbitrários ou insistentes, passam por um sistema de regras: evento → condição → destinatário → limite. Cada elemento é ajustável.
Os três blocos
Eventos (business events)
Eventos são o que acontece no vosso workspace. O Picasi conhece quatro tipos:
- Updates recolhidos — sempre que entram novos updates no workspace.
- Relatório criado — quando um relatório é gerado.
- Relatório agendado criado — quando alguém configura um novo relatório automatizado.
- Utilizador inativo — verificado diariamente; marca utilizadores que não entram na app há X dias.
Os eventos por si não enviam e-mail. São apenas gatilhos.
Regras de notificação
Uma regra liga um evento a um e-mail. Define:
- Que evento a regra observa
- Sob que condições (p. ex. só ao 1 000.º update, só para relatórios semanais, só para o papel de proprietário)
- Quem recebe o e-mail (utilizador que despoletou, proprietário de equipa ou todos os membros)
- Quantas vezes no máximo pode disparar (sem limite, uma vez por utilizador, uma vez por equipa)
Na primeira configuração do workspace o Picasi cria sete regras predefinidas. Cobrem três casos:
- Marcos: aos 100, 1 000 e 5 000 updates recolhidos vai um e-mail de felicitações para o proprietário da equipa.
- Primeiro uso: ao primeiro relatório gerado e ao primeiro relatório agendado vai um e-mail de confirmação para o utilizador que despoletou.
- Reativação: após 5 e após 14 dias de inatividade vai um lembrete para o utilizador em causa.
Modelos de e-mail
Para cada tipo de e-mail há um modelo. O que o modelo diz é fixo — configurável é apenas se é enviado ou não (via regra).
Quando cada e-mail faz sentido
E-mails de marco funcionam como pequeno gancho para pôr no chat da equipa «já temos X updates» — útil para a visibilidade interna da ferramenta.
E-mails de primeiro uso funcionam como ciclo de feedback: «o relatório que acabaste de lançar está realmente pronto». Para utilizadores menos experientes uma confirmação de que trabalharam corretamente.
E-mails de inatividade têm dois objetivos:
- Após 5 dias: lembrete amável «há X novos updates à tua espera».
- Após 14 dias: incentivo mais firme, mais um link de cancelamento para quem realmente não quer mais ser informado.
O que não podem mudar
- As sete regras predefinidas não podem ser apagadas — apenas desativadas. Motivo: definem o estado predefinido esperado do workspace.
- Texto e layout dos e-mails são fixos. Configuráveis são apenas os parâmetros da regra (destinatário, condições, limite).
- Os envios de relatórios não fazem parte deste sistema. Quem recebe um relatório agendado por e-mail é configurado diretamente no relatório — não através de regras de notificação.
O que os destinatários podem mudar
Cada e-mail de marco ou lembrete traz um link de cancelamento no rodapé. Um clique cancela o endereço de e-mail em todos os e-mails de marco e lembrete através de todos os workspaces — o destinatário deixa de ver esses e-mails, independentemente das regras ativas em cada workspace.
E-mails de relatórios não são afetados por esse cancelamento. Quem quiser sair também desses tem de ser removido como destinatário do relatório agendado.