Benachrichtigungsregeln einrichten

Tipp

Direkt in der App: picasi.app/workspace/notification-rules

Worum es geht

Picasi versendet automatisch E-Mails, wenn im Workspace bestimmte Ereignisse eintreten — Meilensteine, generierte Berichte, oder Inaktivität. Diese Ereignisse steuert ihr über Benachrichtigungsregeln: jede Regel bindet ein Ereignis an eine Zielgruppe und optional an Bedingungen.

Beim ersten Workspace-Setup legt Picasi sieben Standardregeln an (Meilensteine 100 / 1 000 / 5 000 Updates, erster Bericht, erster geplanter Bericht, Erinnerung nach 5 und 14 Tagen Inaktivität). Ihr könnt sie deaktivieren, anpassen oder eigene ergänzen.

So gehst du vor

1. Benachrichtigungsregeln öffnen

   Klick in der Navigation auf Einstellungen → Benachrichtigungsregeln.

2. Regel erstellen oder bearbeiten

   Klick oben rechts auf Regel erstellen oder auf den Namen einer bestehenden Regel.

3. Ereignis wählen

   Wähl das Ereignis, das die Regel auslösen soll:

   • Updates gesammelt — löst aus, wenn im Workspace Updates eingehen (typischerweise mit Meilenstein-Bedingung wie „Anzahl = 100”).
   • Bericht erstellt — jedes Mal, wenn ein Bericht generiert wird.
   • Geplanter Bericht erstellt — jedes Mal, wenn ein neuer geplanter Bericht angelegt wird.
   • Benutzer inaktiv — löst aus, wenn ein Benutzer länger nicht in der App war (Bedingung „Inaktive Tage”).

4. Bedingungen hinzufügen (optional)

   Klick auf Bedingung hinzufügen, um die Regel weiter einzugrenzen. Beispiel: Feld updates_count, Operator =, Wert 100 löst nur beim 100. Update aus. Details zu allen Feldern und Operatoren: Benachrichtigungsregeln — Konfiguration.

5. Empfänger festlegen

   • Auslösender Benutzer — die E-Mail geht an die Person, deren Aktion die Regel ausgelöst hat.
   • Team-Besitzer — E-Mail an den Workspace-Owner.
   • Alle Team-Mitglieder — E-Mail an alle Mitglieder des Workspace.

6. Rate-Limit setzen (optional)

   Wähl, wie oft die Regel auslösen darf: Einmal pro Benutzer (jeder Empfänger bekommt die E-Mail maximal einmal) oder Einmal pro Mannschaft (der ganze Workspace bekommt die E-Mail einmal). Ohne Rate-Limit feuert die Regel bei jedem passenden Ereignis.

7. Speichern

   Klick auf Speichern. Die Regel ist ab sofort aktiv.

Ergebnis

Die Regel steht in der Übersicht mit Status Aktiv. Sie feuert beim nächsten passenden Ereignis. Um sie zu pausieren, klick auf den Aktiv-Schalter in der Liste — die Regel bleibt gespeichert und lässt sich später reaktivieren.

Standardregeln

Picasi liefert diese sieben Standardregeln aus:

Regel	Ereignis	Bedingung	Empfänger	Rate-Limit
Meilenstein 100 Updates	Updates gesammelt	updates_count = 100	Team-Besitzer	Einmal pro Mannschaft
Meilenstein 1 000 Updates	Updates gesammelt	updates_count = 1000	Team-Besitzer	Einmal pro Mannschaft
Meilenstein 5 000 Updates	Updates gesammelt	updates_count = 5000	Team-Besitzer	Einmal pro Mannschaft
Erster Bericht	Bericht erstellt	keine	Auslösender Benutzer	Einmal pro Benutzer
Erster geplanter Bericht	Geplanter Bericht erstellt	keine	Auslösender Benutzer	Einmal pro Benutzer
Erinnerung nach 5 Tagen	Benutzer inaktiv	inactive_days = 5	Auslösender Benutzer	Einmal pro Benutzer
Erinnerung nach 14 Tagen	Benutzer inaktiv	inactive_days = 14	Auslösender Benutzer	Einmal pro Benutzer

Diese Regeln lassen sich deaktivieren oder anpassen — nicht löschen.

Achtung

Empfänger können sich über den Abmelde-Link in jeder E-Mail aus allen Erinnerungs- und Meilenstein-Mails austragen. Regeln bleiben dann aktiv, aber der Empfänger bekommt keine Mail mehr. Details: Aus Erinnerungs-E-Mails austragen.

Weiterführende Themen

Meilensteine und Erinnerungen Wie Ereignisse, Regeln und E-Mails zusammenhängen.

Benachrichtigungsregeln — Konfiguration Alle Ereignis-Typen, Felder und Operatoren.

Aus Erinnerungs-E-Mails austragen So funktioniert der Abmelde-Link in Meilenstein- und Erinnerungs-Mails.