Erinnerungen, Meilensteine und Benachrichtigungsregeln
Warum es dieses System gibt
Ein Workspace, in dem drei Monate lang niemand vorbeischaut, verliert seinen Wert. Ein Meilenstein wie das 1 000. gesammelte Update ist eine gute Gelegenheit, die App wieder ins Gespräch zu bringen. Und wenn ein Team-Mitglied zum ersten Mal einen Bericht erzeugt, hilft eine kurze Bestätigungs-Mail beim Verankern der Gewohnheit.
Damit diese E-Mails nicht willkürlich oder aufdringlich sind, laufen sie über ein Regel-System: Ereignis → Bedingung → Empfänger → Rate-Limit. Ihr könnt jedes Element ändern.
Die drei Bausteine
Ereignisse (Business Events)
Ereignisse sind das, was in eurem Workspace passiert. Picasi kennt vier Ereignis-Typen:
- Updates gesammelt — jedes Mal, wenn neue Updates in den Workspace hereinkommen.
- Bericht erstellt — wenn ein Bericht generiert wurde.
- Geplanter Bericht erstellt — wenn jemand einen neuen automatisierten Bericht anlegt.
- Benutzer inaktiv — täglich geprüft; markiert Benutzer, die seit X Tagen nicht in der App waren.
Ereignisse alleine schicken keine E-Mail. Sie sind nur die Auslöser.
Benachrichtigungsregeln
Eine Regel bindet ein Ereignis an eine E-Mail. Sie legt fest:
- Welches Ereignis die Regel überhaupt betrachtet
- Unter welchen Bedingungen (z. B. nur beim 1 000. Update, nur bei wöchentlichen Berichten, nur bei Owner-Rolle)
- Wer die E-Mail bekommt (Auslösender Benutzer, Team-Besitzer oder alle Mitglieder)
- Wie oft die Regel maximal feuert (kein Limit, einmal pro Benutzer, einmal pro Team)
Beim ersten Workspace-Setup legt Picasi sieben Standardregeln an. Die deckt drei Fälle ab:
- Meilensteine: Bei 100, 1 000 und 5 000 gesammelten Updates geht eine Glückwunsch-E-Mail an den Team-Besitzer.
- Erste Nutzung: Beim ersten generierten Bericht und beim ersten geplanten Bericht geht eine Bestätigungs-Mail an den auslösenden Benutzer.
- Reaktivierung: Nach 5 und nach 14 Tagen Inaktivität geht eine Erinnerungs-Mail an den betreffenden Benutzer.
E-Mail-Vorlagen
Für jeden E-Mail-Typ gibt es eine Vorlage. Was die Vorlage textlich enthält, ist fest — änderbar ist nur, ob sie überhaupt versendet wird (über die Regel).
Wann welche E-Mail sinnvoll ist
Meilenstein-Mails funktionieren als kleiner Anlass, das Team-Chat-Thema „Wir haben jetzt X Updates” zu setzen — nützlich für interne Sichtbarkeit des Tools.
Erst-Nutzungs-Mails wirken als Feedback-Schleife: „Der Bericht, den du eben gestartet hast, ist tatsächlich fertig geworden.” Für unerfahrene Benutzer eine Bestätigung, dass sie richtig gearbeitet haben.
Inaktivitäts-Mails haben zwei Zielrichtungen:
- Nach 5 Tagen: freundliche Erinnerung „Hier sind X neue Updates, die auf dich warten”.
- Nach 14 Tagen: stärkerer Anstoß, plus Verweis auf den Abmelde-Link für den, der wirklich nicht mehr informiert werden will.
Was ihr nicht ändern könnt
- Die sieben Standardregeln lassen sich nicht löschen — nur deaktivieren. Grund: Sie definieren den erwarteten Standard-Zustand des Workspace.
- E-Mail-Text und Layout sind fest. Änderbar sind nur Regel-Parameter (Empfänger, Bedingungen, Rate-Limit).
- Bericht-Zustellungen sind kein Teil dieses Systems. Wer einen geplanten Bericht per E-Mail bekommt, wird direkt am Bericht konfiguriert — nicht über Benachrichtigungsregeln.
Was Empfänger ändern können
Jede Meilenstein- oder Erinnerungs-E-Mail enthält am Fuß einen Abmelde-Link. Ein Klick trägt die E-Mail-Adresse workspace-übergreifend aus allen Meilenstein- und Erinnerungs-Mails aus — der Empfänger sieht keine dieser Mails mehr, unabhängig davon, welche Regeln in welchem Workspace aktiv sind.
Bericht-E-Mails sind vom Opt-out nicht betroffen. Wer die auch nicht mehr will, muss sich als Empfänger aus dem geplanten Bericht entfernen lassen.