Erinnerungen, Meilensteine und Benachrichtigungsregeln
Wie die E-Mails zustande kommen
Picasi schickt E-Mails, wenn im Workspace bestimmte Ereignisse eintreten — ein Meilenstein bei den gesammelten Updates, ein fertiger Report, längere Inaktivität. Welche davon bei wem ankommen, steuert ein Regel-System: Ereignis → Bedingung → Empfänger → Rate-Limit. Ihr könnt jedes Element ändern.
Die drei Bausteine
Ereignisse (Business Events)
Ereignisse sind das, was in eurem Workspace passiert. Picasi kennt vier Ereignis-Typen:
- Updates gesammelt — jedes Mal, wenn neue Updates in den Workspace hereinkommen.
- Report erstellt — wenn ein Report generiert wurde.
- Geplanter Report erstellt — wenn jemand einen neuen automatisierten Report anlegt.
- Benutzer inaktiv — täglich geprüft; markiert Benutzer, die seit X Tagen nicht in der App waren.
Ereignisse alleine schicken keine E-Mail. Sie sind nur die Auslöser.
Benachrichtigungsregeln
Eine Regel bindet ein Ereignis an eine E-Mail. Sie legt fest:
- Welches Ereignis die Regel überhaupt betrachtet
- Unter welchen Bedingungen (z. B. nur beim 1 000. Update, nur bei wöchentlichen Reports, nur bei Owner-Rolle)
- Wer die E-Mail bekommt (Auslösender Benutzer, Team-Besitzer oder alle Mitglieder)
- Wie oft die Regel maximal feuert (kein Limit, einmal pro Benutzer, einmal pro Team)
Beim ersten Workspace-Setup legt Picasi sieben Standardregeln an. Die deckt drei Fälle ab:
- Meilensteine: Bei 100, 1 000 und 5 000 gesammelten Updates geht eine Glückwunsch-E-Mail an den Team-Besitzer.
- Erste Nutzung: Beim ersten generierten Report und beim ersten geplanten Report geht eine Bestätigungs-Mail an den auslösenden Benutzer.
- Reaktivierung: Nach 5 und nach 14 Tagen Inaktivität geht eine Erinnerungs-Mail an den betreffenden Benutzer. Die zweite enthält zusätzlich den Abmelde-Link.
E-Mail-Vorlagen
Für jeden E-Mail-Typ gibt es eine Vorlage. Was die Vorlage textlich enthält, ist fest — änderbar ist nur, ob sie überhaupt versendet wird (über die Regel).
Was ihr nicht ändern könnt
- Die sieben Standardregeln lassen sich nicht löschen — nur deaktivieren.
- E-Mail-Text und Layout sind fest. Änderbar sind nur Regel-Parameter (Empfänger, Bedingungen, Rate-Limit).
- Report-Zustellungen sind kein Teil dieses Systems. Wer einen geplanten Report per E-Mail bekommt, wird direkt am Report konfiguriert — nicht über Benachrichtigungsregeln.
Was Empfänger ändern können
Jede Meilenstein- oder Erinnerungs-E-Mail enthält am Fuß einen Abmelde-Link. Ein Klick trägt die E-Mail-Adresse Workspace-übergreifend aus allen Meilenstein- und Erinnerungs-Mails aus — der Empfänger sieht keine dieser Mails mehr, unabhängig davon, welche Regeln in welchem Workspace aktiv sind.
Report-E-Mails sind vom Opt-out nicht betroffen. Wer die auch nicht mehr will, muss sich als Empfänger aus dem geplanten Report entfernen lassen.