Promemoria, traguardi e regole di notifica
Perché esiste questo sistema
Un workspace in cui nessuno entra per tre mesi perde valore. Un traguardo come il 1 000° aggiornamento raccolto è una buona occasione per riportare l’app nella conversazione del team. E quando un membro del team genera il suo primo report, una breve e-mail di conferma aiuta a consolidare l’abitudine.
Perché queste e-mail non sembrino arbitrarie o invadenti, passano attraverso un sistema di regole: evento → condizione → destinatario → limite. Ogni elemento è modificabile.
I tre elementi
Eventi (business events)
Gli eventi sono ciò che accade nel vostro workspace. Picasi conosce quattro tipi:
- Aggiornamenti raccolti — ogni volta che arrivano nuovi aggiornamenti nel workspace.
- Report creato — quando viene generato un report.
- Report programmato creato — quando qualcuno imposta un nuovo report automatizzato.
- Utente inattivo — verificato giornalmente; marca gli utenti che non sono entrati nell’app da X giorni.
Gli eventi da soli non inviano e-mail. Sono solo trigger.
Regole di notifica
Una regola lega un evento a un’e-mail. Definisce:
- Quale evento la regola osserva
- Sotto quali condizioni (p. es. solo al 1 000° aggiornamento, solo per report settimanali, solo per il ruolo proprietario)
- Chi riceve l’e-mail (utente che ha innescato, proprietario del team o tutti i membri)
- Quante volte al massimo la regola può scattare (nessun limite, una volta per utente, una volta per team)
Alla prima configurazione del workspace, Picasi crea sette regole predefinite. Coprono tre casi:
- Traguardi: a 100, 1 000 e 5 000 aggiornamenti raccolti, un’e-mail di congratulazioni va al proprietario del team.
- Primo utilizzo: al primo report generato e al primo report programmato, un’e-mail di conferma va all’utente che ha innescato.
- Riattivazione: dopo 5 e dopo 14 giorni di inattività, un promemoria va all’utente in questione.
Modelli di e-mail
Per ogni tipo di e-mail esiste un modello. Ciò che dice il modello è fisso — è configurabile solo se venga inviato o meno (tramite la regola).
Quando ogni e-mail ha senso
Le e-mail di traguardo funzionano come piccolo aggancio per mettere in chat di team «ora abbiamo X aggiornamenti» — utile per la visibilità interna dello strumento.
Le e-mail di primo utilizzo funzionano come loop di feedback: «il report che hai appena avviato è davvero pronto». Per utenti meno esperti una conferma che hanno lavorato correttamente.
Le e-mail di inattività hanno due scopi:
- Dopo 5 giorni: promemoria gentile «ci sono X nuovi aggiornamenti ad aspettarti».
- Dopo 14 giorni: spinta più decisa, più un rimando al link di disiscrizione per chi davvero non vuole più essere informato.
Cosa non potete cambiare
- Le sette regole predefinite non possono essere cancellate — solo disattivate. Motivo: definiscono lo stato predefinito atteso del workspace.
- Testo e layout delle e-mail sono fissi. Sono configurabili solo i parametri della regola (destinatario, condizioni, limite).
- Gli invii dei report non fanno parte di questo sistema. Chi riceve un report programmato via e-mail viene configurato direttamente sul report — non tramite regole di notifica.
Cosa possono cambiare i destinatari
Ogni e-mail di traguardo o promemoria porta un link di disiscrizione in fondo. Un clic disiscrive l’indirizzo e-mail da tutte le e-mail di traguardo e promemoria attraverso tutti i workspace — il destinatario non vedrà più queste e-mail, indipendentemente da quali regole siano attive in quali workspace.
Le e-mail di report non sono interessate da questa disiscrizione. Chi vuole uscire anche da quelle deve essere rimosso come destinatario del report programmato.