Напоминания, вехи и правила уведомлений
Зачем нужна эта система
Workspace, в который никто не заходит три месяца, теряет свою ценность. Веха вроде 1 000-го собранного обновления — хороший повод вернуть приложение в разговор команды. А когда участник команды впервые генерирует отчёт, короткое подтверждающее письмо помогает закрепить привычку.
Чтобы эти письма не казались случайными или навязчивыми, они проходят через систему правил: событие → условие → получатель → лимит. Каждый элемент можно изменить.
Три блока
События (business events)
События — это то, что происходит в вашем workspace. Picasi знает четыре типа:
- Обновления собраны — каждый раз, когда в workspace поступают новые обновления.
- Отчёт создан — когда сгенерирован отчёт.
- Запланированный отчёт создан — когда кто-то настраивает новый автоматизированный отчёт.
- Пользователь неактивен — проверяется ежедневно; отмечает пользователей, которые не заходили в приложение X дней.
Сами по себе события не отправляют писем. Они лишь триггеры.
Правила уведомлений
Правило связывает событие с письмом. Оно определяет:
- Какое событие правило рассматривает
- При каких условиях (например, только при 1 000-м обновлении, только для еженедельных отчётов, только для роли владельца)
- Кто получает письмо (пользователь-инициатор, владелец команды или все участники)
- Сколько раз максимум правило может сработать (без лимита, один раз на пользователя, один раз на команду)
При первой настройке workspace Picasi создаёт семь правил по умолчанию. Они охватывают три случая:
- Вехи: при 100, 1 000 и 5 000 собранных обновлений владельцу команды уходит поздравительное письмо.
- Первое использование: при первом сгенерированном отчёте и первом запланированном отчёте пользователю-инициатору уходит подтверждающее письмо.
- Реактивация: через 5 и через 14 дней неактивности соответствующему пользователю уходит напоминание.
Шаблоны писем
Для каждого типа письма есть шаблон. Содержание шаблона фиксировано — настраивается только то, будет ли оно вообще отправлено (через правило).
Когда какое письмо уместно
Письма о вехах работают как маленький крючок для внесения в командный чат темы «у нас теперь X обновлений» — полезно для внутренней видимости инструмента.
Письма первого использования работают как петля обратной связи: «отчёт, который ты только что запустил, действительно готов». Для менее опытных пользователей подтверждение, что они работали правильно.
Письма о неактивности имеют две цели:
- Через 5 дней: дружеское напоминание «вас ждут X новых обновлений».
- Через 14 дней: более твёрдый толчок плюс ссылка отписки для тех, кто действительно не хочет больше получать информацию.
Что нельзя изменить
- Семь правил по умолчанию нельзя удалить — только деактивировать. Причина: они определяют ожидаемое состояние workspace по умолчанию.
- Текст и оформление писем фиксированы. Настраиваются только параметры правила (получатель, условия, лимит).
- Доставка отчётов не входит в эту систему. Кто получает запланированный отчёт по почте, настраивается прямо на отчёте — не через правила уведомлений.
Что могут изменить получатели
Каждое письмо о вехе или напоминание содержит внизу ссылку отписки. Клик убирает почтовый адрес из всех писем о вехах и напоминаний во всех workspace — получатель больше не увидит этих писем, независимо от того, какие правила активны в каких workspace.
Письма отчётов эта отписка не затрагивает. Кто хочет выйти и из них, должен быть удалён как получатель запланированного отчёта.