Напоминания, вехи и правила уведомлений
Как появляются письма
Picasi отправляет письма, когда в Workspace происходят определённые события: веха в собранных Updates, готовый отчёт, долгая неактивность. Какие из них до кого доходят, задаёт система правил: событие → условие → получатель → лимит. Каждый элемент можно изменить.
Три блока
События (business events)
События — это то, что происходит в вашем Workspace. Picasi знает четыре типа:
- Updates собраны — каждый раз, когда в Workspace поступают новые Updates.
- Отчёт создан — когда сгенерирован отчёт.
- Запланированный отчёт создан — когда кто-то настраивает новый автоматизированный отчёт.
- Пользователь неактивен — проверяется ежедневно; отмечает пользователей, которые не заходили в приложение X дней.
Сами по себе события не отправляют писем. Они лишь триггеры.
Правила уведомлений
Правило связывает событие с письмом. Оно определяет:
- Какое событие правило рассматривает
- При каких условиях (например, только при 1 000-м Update, только для еженедельных отчётов, только для роли владельца)
- Кто получает письмо (пользователь-инициатор, владелец команды или все участники)
- Сколько раз максимум правило может сработать (без лимита, один раз на пользователя, один раз на команду)
При первой настройке Workspace Picasi создаёт семь правил по умолчанию. Они охватывают три случая:
- Вехи: при 100, 1 000 и 5 000 собранных Updates владельцу команды уходит поздравительное письмо.
- Первое использование: при первом сгенерированном отчёте и первом запланированном отчёте пользователю-инициатору уходит подтверждающее письмо.
- Реактивация: через 5 и через 14 дней неактивности соответствующему пользователю уходит напоминание. Второе дополнительно содержит ссылку отписки.
Шаблоны писем
Для каждого типа письма есть шаблон. Содержание шаблона фиксировано — настраивается только то, будет ли оно вообще отправлено (через правило).
Что нельзя изменить
- Семь правил по умолчанию нельзя удалить — только деактивировать.
- Текст и оформление писем фиксированы. Настраиваются только параметры правила (получатель, условия, лимит).
- Доставка отчётов не входит в эту систему. Кто получает запланированный отчёт по почте, настраивается прямо на отчёте — не через правила уведомлений.
Что могут изменить получатели
Каждое письмо о вехе или напоминание содержит внизу ссылку отписки. Клик убирает почтовый адрес из всех писем о вехах и напоминаний во всех Workspace — получатель больше не увидит этих писем, независимо от того, какие правила активны в каких Workspace.
Письма отчётов эта отписка не затрагивает. Кто хочет выйти и из них, должен быть удалён как получатель запланированного отчёта.