Przypomnienia, kamienie milowe i reguły powiadomień
Dlaczego ten system istnieje
Workspace, do którego nikt nie zagląda przez trzy miesiące, traci wartość. Kamień milowy taki jak 1 000-na zebrana aktualizacja to dobra okazja, aby ponownie wprowadzić aplikację do rozmowy zespołu. A gdy członek zespołu generuje pierwszy raport, krótki e-mail potwierdzający pomaga utrwalić nawyk.
Aby te e-maile nie sprawiały wrażenia przypadkowych lub natarczywych, przechodzą przez system reguł: zdarzenie → warunek → odbiorca → limit. Każdy element można zmienić.
Trzy bloki
Zdarzenia (business events)
Zdarzenia to to, co dzieje się w Waszym workspace. Picasi zna cztery rodzaje:
- Aktualizacje zebrane — za każdym razem, gdy do workspace przychodzą nowe aktualizacje.
- Raport utworzony — gdy zostaje wygenerowany raport.
- Zaplanowany raport utworzony — gdy ktoś konfiguruje nowy zautomatyzowany raport.
- Użytkownik nieaktywny — sprawdzane codziennie; oznacza użytkowników, którzy nie logowali się do aplikacji od X dni.
Same zdarzenia nie wysyłają e-maila. Są jedynie wyzwalaczami.
Reguły powiadomień
Reguła łączy zdarzenie z e-mailem. Definiuje:
- Które zdarzenie reguła obserwuje
- Pod jakimi warunkami (np. tylko przy 1 000-nej aktualizacji, tylko dla raportów tygodniowych, tylko dla roli właściciela)
- Kto otrzymuje e-mail (użytkownik wyzwalający, właściciel zespołu lub wszyscy członkowie)
- Ile razy maksymalnie reguła może się wyzwolić (bez limitu, raz na użytkownika, raz na zespół)
Przy pierwszej konfiguracji workspace Picasi tworzy siedem reguł domyślnych. Obejmują trzy przypadki:
- Kamienie milowe: przy 100, 1 000 i 5 000 zebranych aktualizacji do właściciela zespołu wychodzi e-mail z gratulacjami.
- Pierwsze użycie: przy pierwszym wygenerowanym raporcie i pierwszym zaplanowanym raporcie do wyzwalającego użytkownika wychodzi e-mail potwierdzający.
- Reaktywacja: po 5 i po 14 dniach nieaktywności do danego użytkownika wychodzi e-mail przypominający.
Szablony e-maili
Dla każdego typu e-maila istnieje szablon. Treść szablonu jest stała — konfigurowalne jest tylko to, czy w ogóle zostanie wysłany (przez regułę).
Kiedy który e-mail ma sens
E-maile z kamieniami milowymi działają jak mały hak do wprowadzenia w czacie zespołu wątku „mamy teraz X aktualizacji” — użyteczne dla wewnętrznej widoczności narzędzia.
E-maile pierwszego użycia działają jako pętla informacji zwrotnej: „raport, który właśnie uruchomiłeś, naprawdę jest gotowy”. Dla mniej doświadczonych użytkowników potwierdzenie, że pracowali prawidłowo.
E-maile o nieaktywności mają dwa cele:
- Po 5 dniach: przyjazne przypomnienie „na Ciebie czekają X nowych aktualizacji”.
- Po 14 dniach: bardziej stanowczy sygnał plus link wypisu dla tych, którzy naprawdę nie chcą być już informowani.
Czego nie możecie zmienić
- Siedmiu domyślnych reguł nie można usunąć — tylko dezaktywować. Powód: definiują oczekiwany domyślny stan workspace.
- Tekst i układ e-maili są stałe. Konfigurowalne są tylko parametry reguły (odbiorca, warunki, limit).
- Dostarczanie raportów nie jest częścią tego systemu. Kto otrzymuje zaplanowany raport e-mailem, konfiguruje się bezpośrednio przy raporcie — nie przez reguły powiadomień.
Co odbiorcy mogą zmienić
Każdy e-mail z kamieniem milowym lub przypomnieniem ma na końcu link wypisu. Kliknięcie wypisuje adres e-mail ze wszystkich e-maili z kamieniami milowymi i przypomnieniami we wszystkich workspace — odbiorca nie zobaczy już tych e-maili, niezależnie od tego, które reguły w którym workspace są aktywne.
E-maile raportów nie są objęte tym wypisem. Kto chce wyjść też z nich, musi zostać usunięty jako odbiorca zaplanowanego raportu.