Нагадування, віхи та правила сповіщень
Чому ця система існує
Workspace, до якого ніхто не заходить три місяці, втрачає свою цінність. Віха на кшталт 1 000-го зібраного оновлення — гарна нагода повернути додаток у розмову команди. А коли учасник команди вперше генерує звіт, короткий підтверджувальний лист допомагає закріпити звичку.
Щоб ці листи не виглядали випадковими чи нав’язливими, вони проходять через систему правил: подія → умова → одержувач → ліміт. Кожен елемент можна змінити.
Три блоки
Події (business events)
Події — це те, що відбувається у вашому workspace. Picasi знає чотири типи:
- Оновлення зібрано — щоразу, коли до workspace надходять нові оновлення.
- Звіт створено — коли згенеровано звіт.
- Запланований звіт створено — коли хтось налаштовує новий автоматизований звіт.
- Користувач неактивний — перевіряється щодня; позначає користувачів, які не заходили в додаток X днів.
Самі по собі події не надсилають листів. Вони лише тригери.
Правила сповіщень
Правило пов’язує подію з листом. Воно визначає:
- Яку подію правило розглядає
- За яких умов (наприклад, лише при 1 000-му оновленні, лише для тижневих звітів, лише для ролі власника)
- Хто отримує лист (користувач-ініціатор, власник команди або всі учасники)
- Скільки разів максимум правило може спрацювати (без ліміту, один раз на користувача, один раз на команду)
При першому налаштуванні workspace Picasi створює сім правил за замовчуванням. Вони охоплюють три випадки:
- Віхи: при 100, 1 000 і 5 000 зібраних оновлень власнику команди йде вітальний лист.
- Перше використання: при першому згенерованому звіті та першому запланованому звіті користувачу-ініціатору йде підтверджувальний лист.
- Реактивація: через 5 і через 14 днів неактивності відповідному користувачу йде нагадування.
Шаблони листів
Для кожного типу листа є шаблон. Що каже шаблон — фіксоване; налаштовується лише те, чи буде він взагалі надісланий (через правило).
Коли який лист доречний
Листи про віхи працюють як маленький гачок для внесення в чат команди теми «у нас тепер X оновлень» — корисно для внутрішньої видимості інструменту.
Листи першого використання працюють як петля зворотного зв’язку: «звіт, який ти щойно запустив, справді готовий». Для менш досвідчених користувачів підтвердження, що вони працювали правильно.
Листи про неактивність мають дві цілі:
- Через 5 днів: дружнє нагадування «на тебе чекають X нових оновлень».
- Через 14 днів: твердіший поштовх плюс посилання відписки для тих, хто справді більше не хоче отримувати інформацію.
Що не можна змінити
- Сім правил за замовчуванням не можна видалити — лише деактивувати. Причина: вони визначають очікуваний стан workspace за замовчуванням.
- Текст і оформлення листів фіксовані. Налаштовуються лише параметри правила (одержувач, умови, ліміт).
- Доставка звітів не входить у цю систему. Хто отримує запланований звіт поштою, налаштовується безпосередньо на звіті — не через правила сповіщень.
Що можуть змінити одержувачі
Кожен лист про віху або нагадування містить внизу посилання відписки. Клік прибирає поштову адресу з усіх листів про віхи та нагадування у всіх workspace — одержувач більше не побачить цих листів, незалежно від того, які правила активні в яких workspace.
Листи звітів цією відпискою не зачіпаються. Хто хоче вийти й з них, має бути вилучений як одержувач запланованого звіту.